Wat kost een vergadering?

Hoe hoger de functie, hoe meer er wordt vergaderd. Vergaderen geeft status. Maar heb je er ooit al eens bij stilgestaan hoeveel die vergadertijd je bedrijf kost, of dat er moet worden overgewerkt aangezien het andere werk blijft liggen? In de praktijk maken de deelnemers van vergaderingen, maar evengoed het management, zich weinig zorgen om deze kosten. Hun werkdag duurt van 9 tot 5, en als ze toch op kantoor zijn, wat maakt het dan nog uit wat ze in die tijd precies doen? Praten wordt op de maatschappelijke ladder hoger gewaardeerd dan doen. Als je inspraak wil hebben moet je dus mee vergaderen.

Vergaderen geeft status!

 Vergaderen wordt zelden in een economisch perspectief gezien, terwijl er toch 10 tot 15 % van de totale personeelskosten mee gemoeid is. Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde werknemer een kwart van zijn werktijd kwijt is aan vergaderingen. Minder en beter vergaderen kan dus een aanzienlijke besparing opleveren. De tijd en de kosten die we aan vergaderen besteden, staan in schril contrast tot de geringe aandacht voor de mogelijke verbeteringen. Vergaderen heeft natuurlijk ook voordelen. Zo raken meer mensen betrokken bij de organisatie, ontstaat een groter draagvlak en levert dit minder ‘weerstand’ op bij veranderingen. Aan de andere kant staat: wie niet vergadert, telt niet meer mee. Wie hogerop wil komen in onze samenleving moet een ladder van vergaderingen beklimmen. En hoe hogerde functie, hoe meer er wordt vergaderd. Managers besteden er vlot de helft van hun werktijd aan, sommigen zelfs honderd procent, mede veroorzaakte door de status die vergaderen heeft. Status die niet alleen tot uiting komt in het vergaderen om het vergaderen, maar ook in de vergaderrituelen. Het spreken via meneer de voorzitter of het opvoeren van nietszeggende agendapunten. Het is veelzeggend dat hogere functies dikwijls worden aangeduid met vergadernamen: president en secretaris bijvoorbeeld.

Vragen bij kostprijs.

 Steeds vaker worden vraagtekens geplaatst bij het nut van zo’n grote hoeveelheid overleg. Hoeveel rendement levert een vergadering immers op? Als je de kosten van een vergadering berekent vanuit het uurloon van de deelnemers kom je vaak op extreem hoge bedragen uit. Het is maar de vraag of je dit terugverdient met de resultaten van het overleg. Managers klagen veel over de vergadercultuur in hun eigen organisatie. Toch verandert er meestal weinig aan. Pogingen om de hoeveelheid vergaderuren te verminderen stranden vaak, omdat de medewerkers te kennen geven toch veel belang te hechten aan deze bijeenkomsten. Ze ervaren de vergaderingen vooral als een plek waar belangrijke informatie wordt uitgewisseld, eerder dan als een bijeenkomst waar beslissingen genomen dienen te worden. Afgeschafte vergadermomenten verschijnen om deze reden vaak op een later moment weer in volle omvang in ieders agenda.

Bereken de vergaderkosten!

Om een eerste inzicht te krijgen in de kosten van een vergadering hoeft feitelijk alleen maar een stopwatch te worden gebruikt. Ook zijn er Apps beschikbaar die aan de hand van het aantal deelnemers per salarisschaal de gezamenlijke uurtarieven van de deelnemers omrekent in kosten van de vergadering. Met een dergelijke kostenteller kan je tijdens een vergadering van seconde tot seconde zien hoeveel de bijeenkomst kost. Voor de vergadering start, voer je het aantal deelnemers per salarisschaal in en je drukt op start bij de aanvang van de vergadering. Zo kan je aan het eind van zo’n vergadering tot de schrikbarende ontdekking komen dat de bijeenkomst bijvoorbeeld 2.000 euro heeft gekost. Om het eenvoudig te houden kun je bijvoorbeeld onderscheid maken in 3 salarisschalen: schaal één werknemers die € 3.000,– bruto per maand verdienen, schaal twee € 6.000,– bruto en schaal drie € 9.000,– bruto. Een optelsom is dan snel gemaakt. Het is een eenvoudige berekening van de uurlonen van de deelnemers aan de vergadering. Als schokeffect voor wie iets aan de overdreven vergadercultuur in zijn bedrijf wil doen, kan een App. werken. Je kan dan bij afloop van de vergadering direct zien of ze haar geld waard was.

De wekelijkse teammeeting: € 6.720 per jaar

Een wekelijkse teamvergadering van 2 uur met 5 werknemers* en hun directe manager kost € 560. Per maand komt dit neer op € 2.240, en per jaar € 26.880. Vermenigvuldig dat met het aantal teams die in je bedrijf wekelijks vergaderen, en je komt op een hallucinante kostprijs.
5 werknemers van schaal 1 en 1 werknemer van schaal 2, kostprijs inclusief werkgeverslasten.
Oeps, de vergadering loopt deze week een uur uit: kostprijs: € 280.

*12 man* 2 uur rond de vergadertafel? Kostprijs: € 13.440.
*10 werknemers en 2 managers

De maandelijkse managementmeeting: € 40.320 per jaar
Een 4 uur durende meeting met 7 managers* (bijvoorbeeld een raad van bestuur) kost € 3.360.
Per jaar: € 40.320. De vergadering loopt deze week een uur uit: kost: € 840.

Het aantal koppen vergroot in veel gevallen de feestvreugde, maar dit geldt meestal niet tijdens vergaderingen. Het vormt geen uitzondering dat bij bedrijven en de overheid dagelijks 10 tot 15 mensen rond een vergadertafel zitten. De effectiviteit is daarbij ver te zoeken. Om zichzelf belangrijk te maken, heeft iedereen wel wat te zeggen over een bepaald onderwerp. Vooral over onbelangrijke onderwerpen – waarvan iedereen verstand heeft – wordt langdurig gesproken. Met zoveel mensen aan tafel ontstaat er over deze onderwerpen een ratjetoe aan persoonlijke ervaringen, anekdotes en uiteenlopende meningen. De bespreking van verschillende agendapunten duurt lang en de besluitvorming verloopt traag, en de kosten lopen op.

Heb je vragen of wil je een vrijblijvend advies van één van ons – neem contact met ons op!