Zes ruimtes van IJmond Werkt! zijn het afgelopen jaar ingericht met een video-oplossing van Yealink. Raoul Goedschalk is verantwoordelijk voor systeembeheer en heeft gezorgd voor implementatie van deze vergaderoplossing. Hij vertelt over dit proces en de ervaringen tot nu toe.

IJmond Werkt! helpt mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan werk. Dit doen ze voor de gemeentes Beverwijk, Heemskerk, Uitgeest en Velsen. Tot het voorjaar van 2020 komen cliënten en medewerkers op kantoor voor contactmomenten.  Net als andere organisaties gaan ze vanwege de uitbraak van Covid-19 op zoek naar online vergaderoplossingen.

Voor Raoul breekt een drukke periode aan. Hij zorgt voor meer mobiele abonnementen en een oplossing voor vergaderen op afstand. Na wat onderzoek is hij geïnteresseerd in Microsoft Teams en de video-oplossing van Yealink. Zo ontstaat het contact met For Conference.

Op basis van een foto de juist video-oplossing kiezen

Leon van For Conference heeft Raoul geadviseerd en ondersteund bij de keuze voor de juiste apparatuur, onder andere met een proefplaatsing van Yealink apparatuur. IJmond Werkt! kiest eerst voor de kleine oplossing van Yealink. Later richten ze maar liefst vijf ruimtes in met de grotere opstelling, de Yealink MVC500. Dit is de perfecte video-oplossing om vergaderingen te houden zonder dat iedereen fysiek aanwezig hoeft te zijn. Het systeem is gemaakt voor (middel)grote vergaderruimtes. Het beschikt over uitstekende video- en geluidstechniek.

Een uitdaging is dat Leon niet op kantoor kan komen om mee te denken over de inrichting van de ruimtes. Belangrijke factoren, zoals lichtinval, akoestiek en de grootte van de ruimtes, zijn van invloed op de keuze voor een video-oplossing. Aan de hand van foto’s van de ruimte komen Raoul en Leon tot de huidige opstelling. Raoul heeft de video oplossing zelf geïnstalleerd.

De ervaring met vergaderen op afstand is goed, maar in het begin was het wat onwennig. Vooral voor collega’s die niet zoveel ervaring hebben met online communicatie. Raoul organiseert tien workshops waarin hij collega’s op weg helpt. Deze zijn een succes, want hij ontvangt steeds minder vragen. (Directie)vergaderingen, maar ook virtuele borrels, het vergaderen op afstand is gewoon geworden. “We doen een Teams”, wordt nu regelmatig gezegd.

Een proactieve houding van For Conference

De samenwerking met For Conference vindt Raoul prettig: “Ik heb Leon nooit in het echt gezien, dat is bijzonder, maar het contact was toch fijn. Zijn houding is proactief. Bij een andere klant moest een fix worden doorgevoerd bij een camera. Dat heeft hij ook meteen voor ons gedaan. ” De proefplaatsingen vindt hij ook er prettig werken: “Zo kun je het systeem proberen en als het niet bevalt, kun je het terugsturen. Bij ons beviel het zo goed dat we zelfs vijf grotere systemen hebben aangeschaft.”
De video-oplossing wordt ook door externen opgemerkt, aldus Raoul: “Drie partners zijn komen kijken naar de ruimtes. Ze waren erg enthousiast over onze oplossing.”

Meer informatie over Yealink of Microsoft Teams?

Wil je meer weten over het inrichten van een ruimte met apparatuur van Yealink, eventueel in combinatie met Microsoft Team? Neem dan contact met ons op.